Povinné datové schránky jsou tady.

Povinné zřizování datových schránek všem OSVČ a také některým dalším osobám je v procesu. Celé to potrvá až do konce března 2023.

Podnikatelé se datové schránce nevyhnou. Nově se ale zřizují datové schránky i všem podnikajícím fyzickým osobám a osobám zapsaným ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšným společnostem.

Každý si může ověřit jestli mu bude datová schránka zřízena zde www.mojedatovaschranka.cz/sds - stačí zadat IČO. Schránka se nalezne i v případě, že ještě není zpřístupněná nebo teprve bude zřízena.

Pozor, přerušení živnosti nemá vliv na zřízení nebo znepřístupnění datové schránky - bude zřízena i těm kdo živnost jen pozastavili. To je problém např. i pro osoby s přerušenou živností, žijící v zahraničí.

Řada živnostníků se ale může za rok 2022 ještě povinnému elektronickému přiznání naposledy vyhnout - pokud OSVČ nebude mít datovou schránku zpřístupněnou ke dni podání daňového přiznání, může jej podat v listinné podobě.

Potíže zatím (ne) jen u SVJ

Dílčí problémy se objevily u SVJ (společenství vlastníků jednotek). Přístupové údaje totiž v některých případech přišly řadovým členům výboru a nikoli předsedům. Chyba je ale většinou na straně SVJ, která např. nepodala rejstříkovému soudu návrh na zápis aktuálních členů výboru a způsobu jednání. Pokud má SVJ ve svých stanovách zaveden např. 3 členný výbor, každému členovi tohoto výboru se doručí přístupové údaje. Takový člen může datovou schránku aktivovat, může do ní nahlížet (čímž způsobí doručení zásilky) a může z datové schránky odesílat dokumenty, aniž by s tím musel souhlasit předseda výboru. Podle stanov obvyklých ve spoustě SVJ, ale přitom může navenek jednat právě jen předseda. Toto riziko se ale může týkat i jiných právnických osob s kolektivním statutárním orgánem, které by měly nesprávně zapsán údaj o způsobu zastoupení v příslušném rejstříku.

Není nic neobvyklého, že ve vedení SVJ bývají členy i starší lidé, kteří s datovou schránkou pracovat nechtějí, nebo nemají či neovládají prostředky, pomocí kterých by do schránky přistupovali, tedy PC či chytrý mobil. Nemálo SVJ tak aktuálně řeší potíže i s obsazením orgánů, protože u řady z těch kdo o skončení mandátu již déle uvažovali, bylo povinné zřízení datové schránky „poslední kapkou“, ač je tento odpor obhajitelný skutečně spíš z individuálních důvodů.

Někteří zaměstnaní účetní netuší, že datová schránka bude zřízena i jim…

Jednoduše řečeno, k iniciaci zřízení datové schránky dojde, jakmile občan ověří svou identitu použitím kvalifikovaného prostředku, - resp. se poprvé přihlásí prostřednictvím:

občanského průkazu s aktivovaným kontaktním elektronickým čipem vydaným po 1. 7. 2018,
mobilního klíče eGovernmentu,
NIA ID – přihlášení prostřednictvím uživatelského jména a hesla, které se zadá při založení osobního identifikačního prostředku na portálu národního bodu,
čipové karty Starcos společnosti První certifikační autorita, a.s.,
mojeID,
výběru z možných identitních prostředků, které jsou ohlášené jinými členskými státy EU v rámci eIDAS uzlů,
a bankovní identity

Např. mzdoví účetní přitom mívají od svého zaměstnavatele pověření např. ke vstupu do ePortálu ČSSZ pro zaměstnavatele. Přihlašují se totiž prostřednictvím kvalifikovaného prostředku, a tudíž jim bude zřízena datová schránka po 31. prosinci 2022 po prvním přihlášení s využitím prostředků eID u NIA.

Datovou schránku není možné zrušit, pouze znepřístupnit. Znepřístupnění na žádost však není možné u datových schránek zřizovaných ze zákona, resp. znepřístupnění je možné pouze ze zákonných důvodů (výmazu osoby z příslušné evidence - ukončení podnikání, smrt, atp.)